La última carta al multitasking
Cuando declarar obsolescencia es un acto de soberanía organizacional.
El título de esta carta busca fomentar la decisión personal u organizacional de dictar la obsolescencia de ciertos conceptos o significados, independientemente de los estudios, academias y marketing que existan alrededor de un tema puntual.
Ejercer la erradicación del lenguaje para dejar de reforzar un concepto implica dejar de darle vueltas, dejar de excavarlo al punto de que, en lugar de resolverlo, sigue generando el mismo problema. A veces la solución no es profundizar sino ignorar lo obsoleto y concentrarse en su opuesto o en su versión trascendente.
Esto no implica negar el fenómeno, sino lograr que su reemplazo sea tan sólido y recurrente que lo anterior ni siquiera sea considerado como trivial.
En este caso, hablamos del multitasking.
¿Qué es el multitasking?
Técnicamente significa intercalar tareas, no ejecutarlas al mismo tiempo. Y hacerlo con un coste directo en tiempo, rendimiento y precisión.
En nuestro caso, voy a argumentar que el multitasking se convirtió en un commodity intelectual: un término tan integrado al léxico que ya no cuestionamos lo que realmente implica, aunque sus consecuencias son literalmente catastróficas.
Con commodity me refiero a que, aún sabiendo en detalle o no sus efectos, no podemos soltarlo porque forma parte de nuestro hábito y de nuestra identidad operativa.
El multitasking es el sutil arte de estar a la deriva.
Es un “arte” porque no solo genera la sensación de hacer, además tiene una elaboración particular de algo más profundo.
El multitasking de manera concreta, es una red de tareas/proyectos/conceptos sin orden, donde su importancia se percibe como equivalente. En esas condiciones, resulta complejo discernir qué ítem tiene prioridad en cada momento.
No es un problema de cantidad, sino de orden. En esta ecuación, el tiempo es quien marca el ritmo. Un ritmo frenético de cosas sin jerarquía.
Si hubiese orden, el tiempo marcaría una secuencia, las cosas entrarían por la puerta de otra manera, no todas a la vez.
Y si sumáramos espacios de revisión y previsión, sería posible reorganizar esa entrada.
Hasta hoy, estos conceptos aún parecen ciencia ficción.
El foco como carnada
El foco se presenta como la antítesis del multitasking. Es importante, pero es solo la puerta a una antesala que no cruzamos todavía.
Tanto los conceptos de foco como el de la atención han tenido múltiples estudios, perspectivas y opiniones.
La pregunta dorada es: ¿Foco significa hacer una sola cosa a la vez?. Sí y no.
Sí, porque biológicamente el cuerpo requiere alrededor de 15 minutos para generar la química que permite un estado sostenido de foco. No es solo tener una cosa en el ángulo de visión, es tolerar la tensión que implica sostenerlo. Si supiéramos cuántas veces ni siquiera llegamos a los 5 minutos, nos sorprenderíamos.
No, porque el foco es la antesala del pensamiento en red, la interconexión de las cosas, la búsqueda de lo esencial dentro del objeto de atención.
No es monolítico, es un punto de partida para percibir coherencia en un cuerpo más amplio.
En pocas palabras, el foco es la antesala de la precisión.
La naturaleza de los efectos del multitasking
La sensación del multitasking no surge por la cantidad de cosas abiertas, sino por la carencia de precisión y, por lo tanto, de orden.
Los efectos son conocidos: sentirse sobrepasado, cansado, drenado. Aumenta la procrastinación porque nada parece terminar. A primera vista parece cantidad, pero en esencia es alguna de estas capas (o varias entrelazadas):
Incoherencia: Todo lo que hay que hacer carece de interconexión entre ellas.
Ambigüedad: Falta o hay distinta información sobre lo mismo.
Deriva: Ausencia de dirección o propósito.
Improvisación: planificación inexistente o poco realista.
Aleatoriedad: los cambios de prioridades son caóticos o hay ausencia de prioridades.
Idealismo: falta de especificidad o atomización para entender el orden correcto.
El problema no es la cantidad, sino la claridad.
Y si sumamos comunicación sin precisión, el caos se amplifica. Incluso cuando existe precisión en algún punto, en el viaje del mensaje suele distorsionarse.
En síntesis, estos patrones erosionan los criterios organizacionales, aceleran decisiones mal informadas y se desplazan la estrategia hacia una reacción perpetua.
La paradoja: velocidad sin precisión
Una organización existe para generar valor en un contexto y un periodo de tiempo. La velocidad, por ende, es vital.
¿Qué pasa cuando la velocidad es constante y la precisión escasea? La mente humana rellena la falta de información con lo que ya conoce. Y lo que conoce no siempre tiene relación con lo que se espera.
Bienvenidos a la ambigüedad comunicacional.
La ausencia de precisión activa un temporizador donde la organización comienza a estar a la deriva. Se repite que “el multitasking ralentiza”, pero eso es consecuencia, no causa.
Cada tema necesita precisión, decisión y comunicación. Si el tiempo, que marca el ritmo, no existe para esta tríada, las consecuencias ya las conocemos.
Cuando se pide foco organizacional, foco en líderes, foco en equipos, no se trata de una pieza mecánica y tampoco es solo un tema de agenda.
Momentos de foco sin precisión son simplemente hacer lo incorrecto de manera profunda y bien hecha.
La pregunta principal no es “cómo tener foco”, sino: ¿Cómo iteractúan líderes y equipos cuando no lo tienen? .
Solo hay que escuchar cómo dialogan para ver la punta del iceberg.
El “antídoto”
Una organización puede crear un modelo donde se trabaje de manera ordenada.
El multitasking es consecuencia de falta precisión y es necesario generar el espacio para decidir al respecto.
Cuando la organización no genera este contexto, delega la claridad al individuo. Y la claridad individual puede ser mayor, menor o incluso contradictoria.
Respecto a la comunicación: todo elemento importante necesita una dimensión técnica (dato duro) y una dimensión social (interacción, acuerdos, decisiones). La ausencia de una de estas capas termina erosionando la precisión.
Lo trivial se reconoce solo cuando se comprende lo esencial. Trabajar desde la precisión permite que lo importante, una vez descubierto, haga que lo trivial no necesite eliminarse: simplemente se vuelve irrelevante.
Un patrón efectivo para eliminar la conversación alrededor del multitasking es reemplazarla por una más productiva: ambición, inversión y capacidad organizacional. Esto ayuda a las organizaciones a ser precisas, ganar tiempo, reducir la fricción política y tomar decisiones que permitan un progreso sostenido.
El verdadero antídoto no es gestionar el multitasking. Es decidir qué merece existir y qué no.
La precisión es soberanía.
Julián.-